In der aktuellen Zeit arbeiten viele Menschen vom eigenen Zuhause aus und haben sich dafür eventuell ein zusätzliches Arbeitszimmer eingerichtet oder nutzen die Flächen im Wohnzimmer oder in ihrem Schlafzimmer. Doch egal, wo gearbeitet wird – eine Ordnung am Arbeitsplatz und am Schreibtisch ist wichtig. Dieser Artikel erklärt, wie der Arbeitsplatz richtig aufgeräumt wird, damit die Effektivität und Produktivität gesteigert wird.
Warum ist ein aufgeräumter Arbeiterplatz eigentlich so wichtig?
Ein gut organisierter und sauber aufgeräumter Arbeitsplatz kann die Effizienz der Arbeit steigern – wichtige Dokumente und Notizen werden deutlich einfacher und schneller gefunden, auch lenkt die Unordnung am Schreibtisch unnötig während der Arbeit ab. Wer sich seinen Schreibtisch mit einer anderen Person in der Arbeit teilt, sollte ebenfalls auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz achten, nicht nur aus Respekt gegenüber den anderen Mitarbeitern, sondern auch, um im Krankheitsfall der Vertretung die Arbeit zu erleichtern. Rund 10 % der Arbeitszeit verwenden deutsche Angestellte, um am Platz etwas zu suchen.
Welche Möglichkeiten zur Ablage von Gegenständen gibt es?
Ein gut sortierter Arbeitsplatz bedient sich verschiedener Möglichkeiten zur Ablage von Dokumenten und wichtigen Notizen. Auf dem Markt gibt es unzählige Varianten und Möglichkeiten, um Dokumente abzuheften oder abzulegen. Einen Einblick über die verschiedenen Ablage- und Archivierungsoptionen finden Sie auf www.roessler.eu. Papiere, die täglich verwendet und genutzt werden, sollten in sogenannten Sichtbüchern verstaut werden – diese können schnell herausgeholt werden und die Informationen sind in einem Umschlag gut geschützt. Andere Dokumente, die weniger häufig genutzt werden gehören in einen Ordner oder auf andere Ablagestapel. Wurde etwas mehrere Monate nicht genutzt, so sollte es entweder entsorgt oder in einem Ordner einsortiert und der Ordner verstaut werden.
Auch für Schreibutensilien wie Stifte oder Textmarker gibt es Organizer, die nicht nur für Ordnung sorgen, sondern auch stylisch aussehen. Sollten Sie am Arbeitsplatz mit mehreren Schlüsseln hantieren, so eignet sich dafür ein eigenes Schlüsselschränkchen und auch eine passende Beschriftung zu den einzelnen Schlüsseln.
Visitenkarten werden idealerweise in einem Rondell einsortiert, so sind sie alphabetisch geordnet und die wichtigen Karten sind schnell und ohne große Suche erreichbar.
Grundsätzlich können Farben sehr viel zur Ordnung beitragen und können auch individuell vom Mitarbeiter ausgesucht werden. So können z. B. Ordner in verschiedenen Farben ausgewählt werden, um verschiedene Arten von Dokumenten abzulegen.
Was ist zu beachten, damit der Schreibtisch ordentlich hinterlassen wird?
Damit der Schreibtisch am nächsten Tag immer noch gut aufgeräumt ist, sind nach Feierabend in der Regel nur wenige Dinge zu befolgen:
- Legen Sie die Dinge, die Sie täglich nutzen wieder an dieselbe Stelle. Diese Routine prägt sich das Gehirn relativ schnell ein, sodass sie zu einer guten Gewohnheit wird.
- Dokumente oder Gegenstände, die am nächsten Tag nicht benötigt werden, sollten entfernt oder abgeheftet werden.
- Sollten andere Kollegen bestimmte Dokumente benötigen, so sollten diese an einem logischen und gut erreichbaren Ort abgelegt werden.
- Legen Sie eine To-do-Liste für den Check nach dem Feierabend an und arbeiten Sie diese jeden Tag ab. Notieren Sie sich auch, welche Gegenstände oder Utensilien möglicherweise fehlen, die für noch mehr Ordnung am Schreibtisch sorgen können.
Die Verwendung eines Posteingangskorbes
Ein sogenannter Posteingangkorb ist ein tolles Analogon zum virtuellen E-Mail Posteingang und ist vor allem bei Menschen beliebt, die täglich viel Briefpost oder Aufgaben von anderen Menschen erhalten. Dies kann z. B. ein Dokumentenhalter oder ein einfaches Körbchen sein – dort werden dann neue Aufgaben und Briefe abgelegt und jeweils abgearbeitet.
Nicht zu viel Dekoration
Fast jeder Mensch hat auf seinem Schreibtisch einige Dekorationsartikel, wie z. B. Fotos von der eigenen Familie oder Souvenirs aus dem Urlaub. Doch Vorsicht: zu viele Dekoartikel am Schreibtisch können ablenken und für noch mehr Unordnung sorgen, da der Schreibtisch dadurch unübersichtlich wird. Reduzieren Sie daher die Anzahl der Dekoartikel auf ein bis zwei persönliche Gegenstände.
Der Papierkorb in der Nähe
Damit der Arbeitsplatz gut aufgeräumt und organisiert ist, ist in der Regel auch ein Papierkorb notwendig. Wenn sich dieser jedoch weiter weg befindet, so neigen Menschen dazu, unwichtige Dinge „erst später“ zu entsorgen, obwohl sie eigentlich gleich in den Papierkorb wandern könnten. Ein Papierkorb in der Nähe des Arbeitsplatzes kann hier Abhilfe schaffen.
Auch eine Uhr am Schreibtisch oder im Büro kann die Effizienz erhöhen, da dadurch unbewusst klar wird, welche Aufgaben am aktuellen Tag noch zu erledigen sind.
Die Digitalisierung
Ein wichtiger Faktor bei der Ordnung am eigenen Schreibtisch ist die Digitalisierung von Dokumenten, die so in Papierform nicht mehr gebraucht werden. Digitale Dokumente können nicht nur einfacher und schneller wiedergefunden werden – in ihnen kann auch gesucht werden und sie gehen in der Regel nicht so einfach verloren. Falls möglich, sollten daher wichtige Dokumente digitalisiert werden.
