Die Digitalisierung findet in jedem Lebensbereich statt. Sei es der Gang zum Finanzamt, die Überweisung der Miete oder im E-Commerce, der allergrößte Teil kann digital erledigt werden. Auch am Arbeitsplatz nimmt die Digitalisierung einen immer wichtigeren Platz ein. In Zeiten von Home-Office wird eine gut laufende digitale Infrastruktur immer wichtiger. Ausschlaggebend für die Steigerung der Produktivität ist die richtige Implementierung der Anwendung und die Anpassung der entsprechenden Unternehmensstrukturen.
Junge Unternehmen
Gerade bei neu gegründeten Unternehmen ist es unkomplizierter von vornherein die passende Infrastruktur für die Digitalisierung bereitzustellen. Das Team hat die Möglichkeit, direkt an den passenden Lösungen angelernt zu werden und muss keine langjährigen Arbeitsmuster ändern. Gleichzeitig werden meist jüngere Fachkräfte angestellt, die oft eine größere Affinität zur digitalen Technik mitbringen und den durchgehenden Kontakt zu digitalisierten Produkten gewohnt sind. Unternehmensstrukturen werden so direkt auf die digitale Arbeitsweise ausgelegt und die Maßnahmen können von Anfang an richtig ineinandergreifen.
Vorteile der Digitalisierung
Werkzeuge der Digitalisierung sollen die Produktivität erhöhen und den Angestellten wiederkehrende Aufgaben, wenn möglich, abnehmen. Gleichzeitig dem Kunden ein besseres Einkaufserlebnis geboten werden. So können Warenbestände online abgerufen und der Kunde über Produkte informiert werden. Services können einfach über die Webseite in Anspruch genommen werden und Mitarbeiter können sich so vor allem auf außergewöhnliche Fälle konzentrieren, die einen direkten Ansprechpartner benötigen.
Digitale Zeiterfassung
Die Work-Life-Balance wird den Deutschen immer wichtiger. Das hat zur Folge, dass vor allem flexible Arbeitsmodelle gefordert werden, wenn sie gut einsetzbar sind. Entsprechende Dienstpläne zu schreiben und die Arbeitszeiten sauber zu erfassen, wird damit immer komplizierter. Tools zur digitalen Zeiterfassung ermöglichen es automatisiert Dienstpläne zu erstellen und diese an die persönlichen Wünsche anzupassen. Auch das Ein- und Ausstempeln wird so vereinfacht und kann auch über mobile Anwendungen erfolgen. Gerade für mobil arbeitende Fachkräfte in der Pflege, der Baubranche oder bei anderen Handwerkern ist die digitale Zeiterfassung oft mit einem großen mehr Aufwand verbunden. Durch den Einsatz von mobilen Anwendungen auf dem Smartphone lässt sich auch dieser Bereich gut bedienen.
Digitale Kasse und Warenwirtschaftssystem
Es ist nur logisch, die Kasse mit dem Warenwirtschaftssystem zu koppeln. Einfach ausgedrückt: Wird etwas verkauft, registriert die Kasse das Produkt und passt den digitalen Bestand im Lager direkt an. So weiß das Personal immer, was noch im Lager ist, kann Ware effizienter nachbestellen und sieht, welche Produkte sich besonders zahlreich verkaufen. Diese Systeme lassen sich auch gleichzeitig mit dem Online-Shop verknüpfen. Durch Corona ist besonders dieser Bereich noch stärker geworden und auch kleine Unternehmen setzen inzwischen immer häufiger auf ergänzende E-Commerce Lösungen. Die digitalisierte Kasse nimmt dabei alle relevanten Daten für das Finanzamt auf, speichert sie den Regeln nach ab und kann sie gebündelt an den Steuerberater schicken. Das spart bei richtiger Implementierung Arbeitsstunden und bindet deutlich weniger Arbeitskraft.
Risiken der Digitalisierung
Gerade bei einer übereilten und nur teilweise durchgeführten Digitalisierung, können gelernte, lange gepflegte Arbeitsroutinen aufgebrochen und durch schlecht funktionierende Systeme ersetzt werden. Vor allem, wenn das Personal nicht richtig eingearbeitet wird und Systeme nicht richtig bedienen können, kann die Produktivität massiv unter der neuen Ausrichtung leiden. Eine gewissenhafte Einarbeitung und Schulung der Fachkräfte an den Systemen ist essenziell und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Auch die Wahl der Systeme sollte wohlüberlegt sein, wenn nicht direkt das ganze Unternehmen umgestellt werden soll. Mit der Digitalisierung wird auch die IT-Sicherheit ein immer wichtiger Punkt. Angriffe auf die eigene Infrastruktur sind an der Tagesordnung und Investitionen auch in diesem Bereich essenziell.
Große Investitionen hemmen den Mittelstand
Die aktuellen Krisen können einen hemmenden Effekt auf Investitionen in weitere Digitalisierungsmaßnahmen haben. Die größeren Produktionskosten und gestörten Lieferketten belasten deutsche Unternehmen jetzt schon stark. Nötige Investitionen in die Digitalisierung werden daher auch gerne aufgeschoben. In unsicheren Zeiten möchte man gleichzeitig auch nicht die Unternehmensstrukturen ändern und die Angestellten zusätzlich mit neuen Systemen konfrontieren. Trotzdem sind die Zahlen bezüglich der Digitalisierung vor allem auch in der Logistik im Aufwärtstrend. Inzwischen wird, nach einer Studie von Mind digital, fast jeder dritte Euro digital verdient und die Produktivität durch Digitalisierung um durchschnittlich 25 Prozent gesteigert.
Fazit
Um in den heutigen Krisenzeiten wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen in Deutschland effizienter und produktiver werden. Nur so können sie, trotz steigender Produktionskosten, am globalen Wettbewerb teilnehmen. Junge UnternehmerInnen können vorhandene Technologien direkt mit der Gründung und Auslegung des Unternehmens nutzen und ihre Fachkräfte gezielt dafür aussuchen. Damit haben sie einen großen Vorteil gegenüber den etablierten Unternehmen, die bisher bewährte Strukturen nun ändern müssen. Die Wahl des richtigen Produkts ist dabei ausschlaggebend, ob die Produktivität gesteigert wird, oder vermehrt Zeit in die Pflege und Fehlerbeseitigung investiert werden.
